Làm sao để đọc báo báo tài chính chỉ trong 1 phút?
Hãy quên đi những cuốn sách khô cứng về kế toán, những quyền sách dày cộp về tài chính doanh nghiệp.
Hiểu
biết báo cáo tài chính doanh nghiệp là công cụ cực kỳ cần thiết để điều
hành doanh nghiệp. Warren Buffer đã từng nói: “Việc gì bạn không hiểu
rõ thì đừng làm”.
Bạn là một Start-up hay một doanh nghiệp
trẻ đã thành lập được một thời gian. Liệu bạn đã có thể đọc được báo cáo
tài chính của doanh nghiệp mình? Nếu bạn không phải là người theo học
chuyên ngành tài chính kế toán thì tôi đoán bạn hoàn toàn “mông lung” về
nó.
Bạn là chủ doanh nghiệp vừa & nhỏ,
bạn đang giao phó toàn bộ công việc kế toán cho một nhân viên. Nhân viên
này hàng ngày vẫn thực hiện đều đặn việc ghi chép sổ sách kế toán cho
công ty bạn. Bạn thấy sổ sách được làm rất đầy đủ và gọn gàng nên bạn
cảm thấy rất tin tưởng vào cô kế toán này. Nhưng liệu bạn có thể biết sổ
sách kế toán của mình làm đúng hay sai hay không?
Bạn là chủ doanh nghiệp và bạn biết việc
tìm hiểu tài chính, kế toán doanh nghiệp là rất quan trọng. Nhưng khi
đọc về mấy cuốn sách về kế toán, tài chính và thuế thì thật ngán ngẩm vì
nó quá khó hiểu. Cách giải thích dài dòng lại phải tài khoản này, tài
khoản nọ khiến bạn rối tung lên. Nó không phải dành cho bạn mà dành cho
những người kế toán. Bạn là chủ doanh nghiệp, bạn chỉ muốn biết đâu là
những tài khoản quan trọng, nó có ý nghĩa gì và cho biết gì về doanh
nghiệp của mình. Bạn cũng cần giải thích thật ngắn gọn và đơn giản chứ
không phải dài dòng và khô khan như những cuốn sách khoa học.
Tôi hiểu bạn cảm thấy như thế nào khi
phải đối mặt với những bức xúc trên. Hãy quên đi những cuốn sách khô
cứng về kế toán, những quyền sách dày cộp về tài chính doanh nghiệp, tôi
sẽ chia sẻ với bạn những chỉ số quan trọng nhất của doanh nghiệp mà bạn
cần quan tâm một cách nhanh nhất.
Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ giúp bạn
đọc Báo cáo tài chính công ty – một công cụ thiết yếu để quản lý tài
chính doanh nghiệp. Báo cáo tài chính gồm có 3 loại báo cáo quan trọng
nhất: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán và Báo
cáo lưu chuyển tiền tệ. Với chỉ 1 phút, tôi sẽ giúp bạn hình dung bức
tranh tài chính toàn cảnh doanh nghiệp với những thông số quan trọng
nhất. Bạn sẽ biết doanh nghiệp mình liệu có thực sự là khỏe mạnh như
mình vẫn nghĩ hay không?
1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Đây là bản báo cáo cho biết công ty đạt
được doanh số bao nhiêu, chi phí như thế nào và lợi nhuận còn lại là bao
nhiêu. Tóm lại Bản báo cáo này cho biết doanh nghiệp lãi hay lỗ như thế
nào. Bản báo cáo này có thể thực hiện theo hàng quý hay hàng năm.
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chúng ta cần chú ý một số loại tài khoản sau:
* Doanh thu
Tài khoản doanh thu theo dõi tất cả doanh số khi bán được hàng và được chấp nhận thanh toán.
Doanh thu = Giá sản phẩm * Số lượng sản phẩm bán ra.
Tài khoản Doanh thu bán hàng chỉ phản ánh
doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ
báo cáo, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền. Thông thường các
doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, Doanh thu đối với
các sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT là giá bán chưa có thuế VAT.
Ví dụ, nếu công ty bán được 1.000 bộ quần áo, mỗi bộ trị giá 100.000 đ chưa thuế VAT, doanh thu sẽ là 100.000.000 đ.
Việc ghi chép doanh thu một cách thường
xuyên và chính xác là đặc biệt quan trọng để biết doanh nghiệp đang đứng
ở đâu. Thông thường, để xây dựng một công ty thành công, mức tăng
trưởng cần phải đạt được là 20%/năm.
* Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán đại diện cho tất cả chi
phí trực tiếp tạo ra sản phẩm hay dịch vụ để bán. Đối với công ty cung
cấp dịch vụ thì nó cũng được biết đến như chi phí bán hàng. Giá vốn hàng
bán bao gồm: Lương nhân viên, Vật liệu thô, Chi phí nhà cung cấp, Chi
phí sản xuất, Giá bán sỉ hàng hóa…
Ví dụ: Chi phí để may 1 bộ quần áo là 100.000 đồng, bạn bán được 1.000 bộ thì giá vốn hàng bán sẽ là: 100.000.000 đồng.
Đối với một công ty thương mại thì giá
vốn hàng bán là tổng chi phí cần thiết để hàng có mặt tai kho ( Bao gồm
Giá mua từ nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm,…). Ví dụ: Công ty máy
tính X nhập máy tính từ nhà cung cấp với giá 10 triệu đồng, Chi phí vận
chuyển là 500.000 đồng thì giá vốn hàng bán là 10,5 triệu đồng.
Để doanh nghiệp có lãi, bạn phải tìm cách
để giảm giá vốn hàng bán nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Ví
dụ: Bạn có thể tìm các nguyên vật liệu rẻ hơn, Thuê ngoài dịch vụ, Gia
công cho các đối tác có chi phí thấp hơn hoặc sử dụng kỹ thuật mới để
tăng hiệu quả hoạt động. Rất nhiều công ty thất bại do người chủ không
quan tâm đến chi phí sản xuất. Hệ quả là doanh thu lớn nhưng thực chất
doanh nghiệp lại không có lãi.
* Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán. Để theo dõi lợi nhuận gộp doanh nghiệp cao hay thấp, người ta sử dụng tỷ lệ lợi nhuận gộp dưới dạng phần trăm:
Tỷ lệ lợi nhuận gộp = ( Lợi nhuận gộp/Doanh thu) * 100%
Ví dụ: Tỷ lệ lợi nhuận của công ty là 25% có nghĩa là cứ mỗi 100.000 đồng bán được, công ty kiếm được là 25.000 đồng
Chỉ số này cho biết mỗi đồng doanh thu
thu về tạo ra được bao nhiêu đồng thu nhập. Tỷ lệ lợi nhuận gộp là một
chỉ số rất hữu ích khi tiến hành so sánh các doanh nghiệp trong cùng một
ngành. Doanh nghiệp nào có tỷ lệ lợi nhuận gộp cao hơn chứng tỏ doanh
nghiệp đó có lãi hơn và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn so với đối thủ
cạnh tranh của nó. Để xây dựng một công ty thành công, bạn phải đảm bảo
tỷ lệ lợi nhuận gộp cao hơn mặt bằng chung trong nghành của mình.
* Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản chi phí không thay đổi khi mức sản lượng thay đổi, bao gồm: chi
phí bán hàng và tiếp thị, tiền lương cố định, thuê văn phòng, cước viễn
thông, phí vận chuyển, nghiên cứu và phát triển và khấu hao tài sản cố
định.
Thông thường, các doanh nghiệp đều cố
gắng cắt giảm chi phí, từ việc kiểm duyệt từng khoản chi và liên tục
nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên cuối cùng hiệu quả kiểm
soát chi phí vẫn không đạt như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên
cho là giám đốc còn “ keo kiệt”. Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ
thường gặp lúng túng giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và
tạo ra ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Dẫn tới doanh nghiệp mất nhiều
thời gian giải quyết các chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Khoảng cách
giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.
Để kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh
nghiệp cần phải lập định mức chi phí tức là khoán định mức cho các khoản
chi phí theo tiêu chuẩn cụ thể. Trên cơ sở phân tích dữ liệu trước đây
và thu thập thông tin chi phí thực tế, doanh nghiệp cần lên ngân sách
cho các chi phí cố định của công ty và theo dõi các khoản chi phí thường
xuyên để đảm bảo không vượt ngân sách
* Lợi nhuận ròng
Đây là số tiền bạn thật sự kiếm được sau
khi trừ tất cả chi phí, kể cả thuế. Đây là lợi nhuận dùng để tái đầu tư
vào kinh doanh và trả cổ tức.
Lợi nhuận ròng = Doanh thu – Giá vốn hàng bán – Chi phí cố định – Thuế
Mục tiêu của doanh nghiệp thành công là đạt mức tăng trưởng lợi nhuận ròng ít nhất 20%/năm.
2. Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán cho bạn biết doanh
nghiệp mình đang khỏe hay yếu. Nó cho bạn biết về mối quan hệ giữa số
tài sản công ty hiện có với số tiền nợ công ty hiện tại.
Mức chênh lệch giữa số tài sản và nợ công
ty là vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu là các nguồn vốn đóng ghóp của các
nhà đầu tư vào công ty.
Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ
Bảng cân đối kế toán có vai trò hết sức
quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, không những phản ánh vừa
khái quát vừa chi tiết tình trạng tài sản và vốn của doanh nghiệp mà
còn là minh chứng thuyết phục cho một dự án vay vốn khi doanh nghiệp
trình lên ngân hàng, và đồng thời cũng là căn cứ đáng tin cậy để các đối
tác xem xét khi muốn hợp tác với doanh nghiệp.
Trong Bảng cân đối kế toán, chúng ta cần tập trung vào 4 loại tài khoản sau:
* Khoản phải thu:
Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ
doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu công ty bạn bán sản
phẩm hoặc dịch vụ mà không thu tiền ngay lập tức thì bạn sẽ có các
“khoản phải thu” hay còn gọi là “Công nợ”. Đây là vấn đề rất đau đầu với
nhiều chủ doanh nghiệp và bạn phải đảm bảo là theo dõi thường xuyên các
khoản phải thu này.
Có thể nói hầu hết các công ty đều phát
sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể
cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan
đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa
thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu
hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng, có nguy cơ phát
sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia
tăng. Vì vậy, doanh nghiệp cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh
nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả
sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp.
Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản
phải thu. Bạn có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải
thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp
tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng
doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải
thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên cần
xem xét cẩn thận sự đánh đổi.
* Hàng tồn kho:
Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán
thành phẩm (sản phẩm chưa hoàn thành) và thành phẩm chưa được bán. Ví
dụ: Quần áo, Gạch ngói, Tivi, Tủ lạnh đã sản xuất hoàn thiện nhưng chưa
bán…. Những sản phẩm cất trong kho để bán giống như tiền để trên giá
sách vậy cho nên phải được theo dõi thật sát sao, nhất là với các doanh
nghiệp sản xuất và bán lẻ.
Cần phải duy trì hồ sơ của tất cả các mặt
hàng tồn kho để phòng ngừa mất cắp và để lẫn hàng hóa. Giữ số lượng
hàng tồn kho cất giữ ở mức tối thiểu đồng thời theo dõi các xu hướng
kinh doanh. Ngày mua, số lượng, giá mua, ngày bán và giá bán là tất cả
các thông tin liên quan cần có trong hồ sơ hàng tồn kho
* Khoản phải trả:
Tài khoản phải trả theo dõi số tiền doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp hoặc các hóa đơn điện, nước, thuế chưa trả…
Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ
chuyển phát nhanh nhưng trong điều khoản sau 30 – 90 ngày mới phải thanh
toán thì đây là khoản phải trả. Chú ý, Bạn chỉ cần đảm bảo thanh toán
trước 90 ngày không cần phải trả sớm kể cả khi có tiền sẵn trong két để
duy trì lượng tiền mặt trong tay. Trong giai đoạn công ty mới thành lập
điều này đặc biệt quan trọng, nên nếu có thể bạn cần phải thương lượng
với các nhà cung cấp để gia hạn thời gian thanh toán các khoản nợ cho
mình càng dài càng tốt.
* Nợ dài hạn:
Nợ dài hạn để theo dõi các khoản nợ thuê
tài chính hoặc các khoản nợ khác có thời hạn trả nợ trên 1 năm. Ví dụ:
Nợ ngân hàng là món nợ dài hạn công ty mà bạn nên quan tâm. Nợ ngân hàng
không hẳn là một điều xấu. Nó sẽ giúp bạn mở rộng hoạt động kinh doanh
nhanh chóng. Tuy nhiên nó cũng ẩn chứa rủi ro khi các khoản nợ vượt quá
khả năng thanh toán của bạn. Để đảm bảo tỷ lệ vay nợ ngân hàng hợp lý,
số tiền lãi trả ngân hàng hàng tháng không vượt quá 20% chi phí cố định
và tổng nợ ngân hàng < 3 lần lợi nhuận ròng hàng năm công ty.
3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (CashFlow statement)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ghi lại dòng
tiền chảy vào và chảy ra của doanh nghiệp, nó được ví như mạch máu trong
cơ thể của con người. Nó cho biết công ty thật sự kiếm được bao nhiêu
tiền và dùng hết bao nhiêu tiền trong một khoảng thời gian nhất định.
Trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,
doanh thu và lợi nhuận được ghi lại ngay khi bán hàng mặc dù chưa nhận
được tiền, thuế thu nhập và khấu hao được ghi lại dưới dạng chi phí dù
không phải trả tiền ngay lập tức. Nên để biết chính xác số tiền thực sự
nhận được của doanh nghiệp, bạn cần đọc báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Dù công ty kiếm được lợi nhuận tốt nhưng
nếu số tiền khách hàng nợ nhiều hay công ty phải bỏ ra khoản tiền lớn để
bảo trì máy móc, thiết bị thì vẫn thật sự nguy hiểm. Có tiền là mới là
vua. Nếu không đủ tiền, công ty không thể trang trải chi phí hàng tháng
và buộc phải phá sản.
Ví dụ:
Bảng Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ – Công Ty TNHH ANZ
LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (tính theo triệu đồng)
Lợi nhuận ròng sau thuế: 890
Khấu hao tài sản cố định: + 320
Thay đổi trong Tài sản và Nợ
Khoản phải thu: – 20
Hàng tồn kho: + 60
Khoản phải trả: +100
Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh: +80
Lưu Chuyển Tiền Từ Hoạt Động Kinh Doanh: 1.430
Trong ví dụ trên, mặc dù thu nhập ròng
sau thuế chỉ có 890 triệu đồng nhưng công ty lại có tới 1 tỷ 430 triệu
đồng tiền mặt. Khoản tiền này được gọi là Tiền thu từ hoạt động kinh
doanh. Chúng ta thấy số tiền doanh nghiệp thực sự nhận được cao hơn so
với lợi nhuận kiếm được? Điều này là do những khoản như khấu hao
tài sản cố định được tính là chi phí trong Báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh nhưng công ty không thật sự phải chi tiền. Do vậy báo cáo lưu chuyển tiền tệ là công cụ quan trọng để biết số tiền mặt thực sự của doanh nghiệp.
Nguyễn Đương – Founder / Cố vấn tài chính cấp cao AABà Nguyễn Đương là chuyên gia tài chính kế toán, nhà sáng lập, giám đốc chuyên môn và cố vấn tài chính cấp cao của AAL. Bà hiện đã hơn 30 năm làm việc trong lĩnh vực tài chính kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam, hơn 6 năm làm cố vấn tài chính kế toán và thuế.
